Masih Sama, Minutes Meeting

Yak masih sama, masih tentang weekly assignment yang aku harus buat se-semester ini. Boleh lah aku post lagi. Setidaknya menghargai hasil karya sendiri :)

Minutes Meeting Individu

Kelas Komunikasi Bisnis A

Kamis, 7 Maret 2013

Ruang T.101

I. Pendahuluan

Minutes meeting ini adalah rangkuman pertemuan keempat kelas Komunikasi Bisnis A dengan dosen pengampu Bapak Harimurti Subanar yang dilaksanakan pada hari Kamis, 7 Maret 2013. Kelas dimulai pukul 10.30 dan diakhiri pukul 12.15. Pada pertemuan ketiga ini, dilakukan dua presentasi oleh kelompok yang telah dibagi pada minggu sebelumnya, yaitu kelompok lima dan kelompok enam. Kelompok lima membahas mengenai print and electronic message sedangkan kelompok enam membahas mengenai message format.

II. Materi

Kelompok lima membahas tentang pesan elektronik dan pesan tertulis. Terdapat empat tujuan pembelajaran yang dibahas dalam presentasi chapter ini. Tujuan pembelajaran pertama adalah identifikasi keuntungan dan kerugian dari pesan tertulis. Tujuan pembelajaran kedua adalah menggunakan tiga langkah proses untuk mengembangkan pesan bisnis yang efektif. Tujuan pembelajaran ketiga adalah menjelaskan bagaimana cara menentukan tingkat kosakata atau vocabulary dalam pesan bisnis. Tujuan pembelajaran keempat, atau yang terakhir adalah menjelaskan bagaimana mengembangkan pesan yang efektif dengan menggunakan basis internet.

Kelompok enam membahas tentang format surat dalam komunikasi bisnis. Presentasi chapter ini memiliki enam tujuan pembelajaran. Tujuan pembelajaran yang pertama adalah menjelaskan tujuh bagian standar surat. Tujuh bagian standar surat ini bersifat formal dan baku. Tujuan pembelajaran yang kedua adalah menjelaskan penggunaan yang tepat dari bagian-bagian tambahan yang terdapat pada surat. Tujuan pembelajaran yang ketiga adalah membahas mengenai format surat yang menggunakan full block, modified block, dan simplified styles. Tujuan pembelajaran yang keempat adalah cara penulisan alamat amplop yang benar. Tujuan pembelajaran yang kelima adalah membahasan cara penulisan memo dan e-mail dengan baik dan benar. Terakhir, tujuan pembelajaran yang keenam adalah mendiskusikan karakteristik alat tulis yang tepat untuk surat, memo, dan amplop.

III. Analisis

Terdapat tiga langkah untuk mengembangkan bisnis pesan sederhana tapi penting bagi keberhasilan dalam berkomunikasi. Tiga langkah tersebut sebagai berikut:

Langkah 1 : Plan the Message. Perencanaan disini adalah mengajukan pertanyaan-pertanyaan umum dan khusus untuk menilai situasi komunikasi, membangun tujuan primer dan sekunder, menganalisis penerima, memilih jenis pesan, memilih rencana organisasi, dan menguraikan pesan.

Langkah 2 : Draft the Message. Langkah kedua dalam mengembangkan pesan bisnis yang efektif ditulis adalah untuk menempatkan pikiran ke dalam rancanganan atau draft tertulis yang berfokus pada menyampaikan sesuatu daripada mengkhawatirkan tentang format, ejaan, tata bahasa, dan lain sebagainya.

Langkah 3 : Finalize the Message. Langkah ketiga dalam mengembangkan pesan bisnis yang efektif adalah merevisi, mengedit, dan proofreading dokumen. Perangkat lunak atau software pengolah kata dapat digunakan dalam proses ini.

Pada format surat dalam komunikasi bisnis, terdapat enam poin bagian surat yang dibahas. Pertama, penggunaan untuk bagian tambahan dari surat atau attention line yaitu mengarahkan surat itu kepada orang yang dimaksud atau departemen yang dimaksud dalam suatu organisasi. Kedua adalah subject line, yaitu mengidentifikasi topik utama pada atention line. Ketiga, nama perusahaan di signature block yaitu muncul ketika surat itu digunakan sebagai kontrak. Keempat, enclosure notation yaitu menunjukkan lampiran selain surat tersebut yang turut dimasukkan dalam amplop. Kelima adalah copy notation. Ini mengidentifikasi jika terdapat orang lain yang seharusnya menerima surat itu. Terakhir, postscript, digunakan untuk menambahkan komentar pribadi atau untuk menekankan poin-poin penting yang dibahas dalam surat tersebut.

IV. Saran/Rekomendasi

Saran yang dapat diberikan kepada kedua kelompok ini tidak banyak karena materi yang diberikan dan cara penyampaiannya cukup menarik. Pengemasan presentasi yang baik membuat materi yang disampaikan kepada audience menjadi jelas. Namun terdapat pula kelompok yang terlalu bersemangat namun tidka mampu membawa suasana keseluruhan audience. Hanya audience yang duduk di depan yang mampu berinteraksi. Permasalahan lain yang muncul adalah materi yang banyak sedangkan durasi presentasi terbatas. Dalam penyajiannya, kedua kelompok ini melebihi batas waktu yang ditetapkan. Hal ini menjadi bahan evaluasi bagi kelompok lainnya dan dapat diatasi dengan cara kelompok presentasi pintar membagi waktu.